Configura la estructura de tu organización y los permisos de acceso

• Antes de comenzar
• Inicia sesión en User Manager para configurar tu estructura
• Ejemplo práctico

Antes de comenzar

• Define tu estructura organizacional preferida. Recomendamos mantener esto lo más simple posible.

• Aquí tienes una jerarquía común para flotas que podrías usar: Compañía > Región > Cliente/Distribuidor > Sitio/Sucursal.

• Hemos visto que los Fleet Managers suelen agrupar el acceso de usuarios por “Clientes” y/o “Grupos de Activos”. Estos se asignan a cada usuario para que solo vean los equipos que deben gestionar.

Inicia sesión en User Manager para configurar tu estructura

1. Configura los permisos de roles

• User Manager incluye los siguientes roles predeterminados: Sales, Technical, Evaluation 1, Evaluation 2, User Manager y Disabled Status.

• Puedes editar lo que cada rol puede hacer dentro de las aplicaciones de AoFrio.

• Consulta a tu representante de AoFrio si necesitas roles adicionales.

2. Confirma tus entidades (Clientes, Sitios, Grupos de Activos)

3. Crea usuarios y asigna accesos

• Para cada usuario, incluye: Nombre, Apellido, Email y el Cliente (o subcliente/distribuidor) al que debe tener acceso.

• Configura su Categoría de Usuario (Admin o Ejecutivo/solo lectura) y selecciona el Rol de Usuario correspondiente.

• Guarda el registro. Una vez guardado, el nuevo usuario recibirá un email de activación para establecer su contraseña.

4. Valida la configuración con tu grupo piloto

• Pídeles que inicien sesión como usuarios no administradores y confirmen que:

  • Solo pueden ver su Cliente/Grupo de Activos asignado.

  • Su rol les permite las acciones correctas (solo lectura vs edición) según tu configuración.

Cuando estés satisfecho con la configuración, despliega el acceso al resto de tu organización.

Ejemplo Práctico

Aquí tienes un ejemplo resuelto que puede ayudar a aclarar los pasos descritos arriba:

Etapa 1: El Fleet Manager de “Company A” configura la jerarquía en User Manager

• Regiones o Grupos de Activos: Norte, Sur, Este, Oeste

• Clientes/Distribuidores (por Región o Grupo):

  • Altiplanos Bottlers

  • Terrestrial Vending

• Sitios/Sucursales (por Cliente/Distribuidor): Store 121, Store 122, Store 123, etc. Estos sitios pueden habilitarse para visualización por los usuarios, pero se configuran principalmente para reportes de gestión en Report app.

Etapa 2: El Fleet Manager de “Company A” configura los Roles de Usuario

• 2× User Manager: Administradores con control total de edición.

• 12× Technical: Técnicos de servicio que pueden realizar tareas relacionadas con dispositivos (Field app).

• 20× Sales: Representantes de cuenta que pueden ver dashboards del Report app, incluyendo colocación de activos e insights comerciales.

• 1–2 Roles Evaluation: Accesos temporales para instaladores o testers, con permisos restringidos y acceso limitado o nulo a Reportes.

Etapa 3: El Fleet Manager de “Company A” configura los Permisos de Acceso

• Acceso limitado: En la Región Norte, configuran un "Northern Service Team": Rol Technical + Grupo de Activos “North”, para que solo vean los equipos del norte. Repetirán este proceso para Este, Sur y Oeste una vez validado el piloto.

• Acceso total: En todas las regiones, configuran dos Key Account Managers (KAMs) y dos administradores de flota:

  • 1× KAM de Terrestrial Vending: Rol Sales + Cliente “Terrestrial Vending” en todas las regiones.

  • 1× KAM de Altiplanos Bottlers: Rol Sales + Cliente “Altiplanos Bottlers” en todas las regiones.

  • 2× Fleet Admins: Rol User Manager + todos los Clientes/Grupos de Activos.

Etapa 4: El Fleet Manager valida el acceso con el grupo piloto de “Company A”

• Pide al primer grupo que inicie sesión en Field app, Report app y Track app para verificar que pueden ver la información correcta —por ejemplo, activos del norte solo para el equipo de servicio del norte, información de Altiplanos Bottlers para el KAM respectivo, etc.